Vertriebsreporting

Viele Vertriebsmanager:innen stehen vor der täglichen Herausforderung, ihre Organisation zielgerichtet zu steuern, ohne wirklich die nötige Transparenz zu haben. Aussagen wie „Ich weiß gar nicht, wie viel Volumen wir gerade in der Pipeline haben“ oder „Unsere Forecasts sind unzuverlässig“ sind in vielen Unternehmen Realität. Häufig erschwert zusätzlich ein Flickenteppich aus unterschiedlichen Systemen (z. B. SAP, CRM, „Insellösungen“ in Excel, …) die Vorbereitung von Reports, sodass wertvolle Zeit für manuelle Datensammlung verloren geht. Hinzu kommt: Wenn Steuerungsprozesse einseitig auf Ergebnisse abzielen, ohne die notwendige Begleitung der Mitarbeitenden (z. B. Coaching, individuelles Feedback, …), besteht die Gefahr, dass Reporting als reine Kontrolle und Überwachung wahrgenommen wird – mit negativen Folgen für Motivation und Performance.

Genau hier setzt unser Ansatz zum Thema Vertriebsreporting an: Er schafft die notwendige Datentransparenz, macht Zusammenhänge sichtbar und bildet die Grundlage für eine Steuerung, die nicht nur auf kurzfristige Zielerreichung, sondern auch auf nachhaltige Leistungssteigerung und Zusammenarbeit abzielt. Damit wird Vertriebsreporting zu einem unverzichtbaren Bestandteil moderner Vertriebsorganisationen und dient als Brücke zwischen Unternehmensstrategie und operativer Umsetzung.

• Welche qualitativen und quantitativen Kennzahlen sind entscheidend, um Vertriebserfolg präzise messbar zu machen
  (z. B. Auftragseingang, Umsatz, Gewinn, Deckungsbeitrag, Forecast Accuracy, Verkaufszyklen, Hit-Rate, Gründe für Auftragsverluste, …)?
• Haben wir ausreichende Transparenz über alle relevanten Verkaufsdaten und Kundenaktivitäten oder fehlen uns kritische Informationen?
• Wo bestehen Schwachstellen und Medienbrüche in unseren aktuellen Reporting-Prozessen?
• Wie können Reporting-Systeme so gestaltet werden, dass sie nicht nur Ergebnisse messen, sondern auch begleitende Steuerungsimpulse geben (z. B. Coaching, Feedback, adaptive Zielvereinbarungen, …)?
• Wie lässt sich der häufig manuelle Aufwand ggf. durch Automatisierung oder einheitliche Systeme reduzieren?
• Wie stellen wir sicher, dass unsere KPIs konsequent an den übergeordneten Unternehmenszielen ausgerichtet sind?
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Ein typisches Projekt zum Aufbau oder zur Weiterentwicklung des Vertriebsreportings beginnt mit einer Bestandsaufnahme der bestehenden Reporting-Landschaft. Dabei werden aktuelle KPIs, Datenflüsse und Reporting-Prozesse analysiert. Besonders wichtig ist, früh zu klären, welche Informationen für welche Stakeholder tatsächlich relevant sind – denn Vertriebsleiter:innen benötigen andere Einblicke als ein Account Manager:innen oder die Geschäftsführung.

Darauf aufbauend erfolgt die Definition der relevanten KPIs (z. B. Conversion Rates von Leads zu Angeboten, Angebots-Hit-Rate, gewichteter Auftragseingang, AE vs. Umsatz, …). Parallel werden sinnvolle Segmentierungen festgelegt (z. B. nach Regionen, Industrien, Produktsegmenten oder Kundenklassen), um die Steuerung differenzierter und praxisnaher zu ermöglichen.

Im nächsten Schritt werden diese Kennzahlen in einem KPI-Cockpit verfügbar gemacht, sodass die wesentlichen Informationen gebündelt, visuell verständlich und filterbar zur Verfügung stehen. Moderne Tools ermöglichen es zudem, Datenströme aus verschiedenen Quellen automatisiert zu verknüpfen – der manuelle Reportingaufwand sinkt erheblich. Vergleiche im Zeitverlauf können je nach Geschäftsmodell weitere Einblicke liefern (z. B. Vormonatsvergleich, Durchschnitt der letzten Jahre, YTD, …).

Gleichzeitig gilt es, den Reporting-Prozess menschenzentriert zu gestalten: Kennzahlen sollen nicht als reine Kontrollinstrumente wahrgenommen werden bzw. dem Selbstzweck dienen, sondern Impulse für Coaching, Feedback und individuelle Weiterentwicklung bieten. Nur so lässt sich vermeiden, dass Reporting als Belastung oder Druckinstrument verstanden wird.

Abgeschlossen wird das Projekt mit der Implementierungsbegleitung des Steuerungsprozesses, bei dem regelmäßige Reviews, klare Verantwortlichkeiten und Feedbackschleifen integriert sind. Damit wird Vertriebsreporting vom reinen Zahlenlieferanten zum zentralen Steuerungssystem, das Transparenz schafft und Motivation fördert.

Unsere fachliche Expertise & Umsetzung im Bereich Vertriebsreporting & -steuerung werden durch unsere langjährige Projekthistorie sowie durch die aktuellen Forschungs- & Studienergebnisse des Sales Management Departments (SMD) der Ruhr-Universität Bochum gestützt.

Darüber hinaus werden unsere Experten regelmäßig als themenspezifischen Referenten zu verschiedenen Veranstaltungen eingeladen oder im Rahmen von Artikeln angefragt bzw. als Autoren eingesetzt.