KPI-Cockpits

„Was gemessen wird, wird umgesetzt“ – dieser Grundsatz wird auch und vor allem im Vertrieb häufig angestrebt. Beobachtungen aus Theorie und Praxis zeigen allerdings: In vielen Organisationen werden zahlreiche Kennzahlen erhoben, die allerdings häufig dem Selbstzweck dienen und nicht zur Ableitung von Handlungsempfehlungen vor dem Hintergrund der gesetzten strategischen Zielsetzung verwendet werden.

Das kann je nach Unternehmen verschiedene Gründe haben, z. B.:

• Fehlende Orientierung an strategischen Zielen
• Fehlendes Verständnis der Nutzer:innen aufgrund uneindeutiger bzw. nicht vorhandener Definitionen
• Intransparente Verteilung auf verschiedene Reports
• …

Die praktische Herausforderung besteht also darin, Relevanz, Datenqualität aus unterschiedlichen Quellen und Kontext miteinander zu verbinden. Vor diesem Hintergrund kann ein übersichtliches und adressatengerechtes KPI-Cockpit Abhilfe schaffen und die datenbasierte Steuerung von Vertriebsaktivitäten ermöglichen.

• Welche KPIs bilden die strategischen Ziele ab und welche Treiber („Driver Tree“) stehen dahinter? (z. B. Conversion Rate, Pipeline Velocity, Customer Churn Rate, CLV, Contribution Margin, …)?
• Welcher Bezugszeitraum je KPI beschreibt das Geschäft am besten? (z. B. täglich, monatlich, quartalsweise, YTD, …)
• Für welche KPIs sollten Schwellenwerte und automatische Handlungsempfehlungen bei Abweichungen hinterlegt werden?
• Welche Filter und Sichten (z. B. Zeiträume, Regionen, Produktgruppen, Kundenprioritätsklassen, Teams, Rollen, …) werden benötigt?
• Welche weiteren Funktionen sind notwendig? (z. B. Drill-Downs, Ampelsysteme, Forecast-Charts, automatisierte Datenanbindung aus CRM/ERP/Marketing-Analytics, Trendanalysen, …)
• Mit welchem Tool soll das Cockpit umgesetzt werden?
• Wer ist für Datenpflege und Steuerung der Zugriffsrechte verantwortlich?
• Wie wird sichergestellt, dass Mitarbeitende die Kennzahlen verstehen und anwenden? (z. B. KPI-Handbuch, Schulungen, begleitende Kommunikation, …)
• …

Phase 1: Bestandsaufnahme und Zieldefinition

Anschließend werden strategische Ziele konkretisiert und die relevanten KPIs je Adressatengruppe sowie deren Bezugszeitraum definiert (z. B. täglich, monatlich, quartalsweise, YTD, …). Damit KPIs ihren Nutzen entfalten, müssen sie sich an strategischen Zielen ausrichten, kontextbezogen interpretiert werden und adressatengerecht variieren (z. B. für Management, Steuerung, Außendienst, …).

Phase 2: Design des KPI-Cockpits

Auf Basis der Zielarchitektur werden z. B. in Workshops mit relevanten Stakeholder:innen (z. B. Vertriebsmanagement, Controlling, IT, …) Datenquellen, Filterlogiken, Visualisierungsformen (z. B. Ampelsysteme, Trendlinien, Benchmark-Vergleiche, …) skizziert. Schwellenwerte und Handlungspläne bei Abweichungen werden definiert und in einem KPI-Handbuch dokumentiert. Die Auswahl eines geeigneten Tools (kompetente Eigenlösungen sind selbstverständlich auch möglich) erfolgt schließlich auf Basis der vorher definierten Anforderungen. Pilotierungen mit ausgewählten Nutzergruppen helfen, Bedienbarkeit und Nutzen frühzeitig zu prüfen. Schlussendlich werden Zugriffsrechte definiert und Verantwortlichkeiten klar zugeordnet.

Phase 3: Implementierung und Roll-out

Nach erfolgreicher Pilotierung begleiten wir Integration und Roll-out: Parallel zur technischen Umsetzung wird ein standardisierter Reporting-Prozess etabliert, die Anbindung an bestehende Systeme (z. B. CRM-, ERP-Systeme, …) realisiert und das Cockpit in die Organisation ausgerollt. Dokumentationen, Schulungen und begleitende Kommunikation sorgen dafür, dass Mitarbeiter:innen die Kennzahlen verstehen, im Kontext interpretieren und für Entscheidungen nutzen können.

So entsteht Schritt für Schritt ein praxisnahes Steuerungsinstrument, das unterschiedliche Rollen mit den für sie relevanten KPIs versorgt, Entscheidungsprozesse beschleunigt und die Vertriebsorganisation nachhaltig datenbasiert ausrichtet.

Unsere fachliche Expertise & Umsetzung von KPI-Cockpits werden durch unsere langjährige Projekthistorie sowie durch die aktuellen Forschungs- & Studienergebnisse des Sales Management Departments (SMD) der Ruhr-Universität Bochum gestützt.

Darüber hinaus werden unsere Experten regelmäßig als themenspezifischen Referenten zu verschiedenen Veranstaltungen eingeladen oder im Rahmen von Artikeln angefragt bzw. als Autoren eingesetzt.